Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.8 del 12-1-2015 il DPCM 13 novembre 2014 sui documenti informatici, che obbliga le amministrazioni pubbliche al passaggio al digitale.
Il sottotitolo del decreto è esplicativo: "Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Per quanto incredibile possa sembrare, dopo circa 10 anni (il CAD è stato pubblicato il 7 MARZO 2005) il cerchio di chiude e il Codice dell'Amministrazione Digitale può considerarsi completo!
Ora, le amministrazioni pubbliche hanno davvero 18 mesi di tempo per adeguarsi.
Con questo decreto il Governo intende, finalmente, attuare la rivoluzione ipotizzata 10 anni fa. Si tratta proprio di "rivoluzione" considerato che tra la burocrazia e la carta c'è sempre
stato un legame simbiotico e che quindi abbandonarla sarà un passo importate
verso un'amministrazione efficiente e moderna.
Nel decreto sono contenute le regole tecniche da seguire affinché un documento informatico
abbia valore legale a tutti gli effetti. Le regole sono valide anche per i privati, pur
non essendo previsto per loro nessun obbligo di adozione.
Sarà la volta buona?
Crediamo di SI!
Il 2015 sembra davvero l’anno della svolta, e non
solo per le regole tecniche ormai complete ma anche perché le tecnologie sono ormai mature, come la posta elettronica certificata, e notevolmente più diffuse (e utilizzate) sia dalle amministrazioni che dai loro
utenti.
Infine, anche se l'espressione non ci piace, perchè "è l’Europa a imporcelo", anche in seguito all’approvazione del Regolamento 910/2014/UE (cosiddetto eIDAS - electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market) sull'identificazione elettronica e sui servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.
Con il nuovo DPCM si auspica un passaggio culturale,
sociologico, economico e, quindi, giuridico da un documento cartaceo “pesante”
e statico, a un documento digitale, privo di peso, dinamico, che si condivide e
che diventa quindi facilmente “partecipativo”.
Ma le amministrazioni non potranno cullarsi nel nulla per 18 mesi!
com'è accaduto finora!
Quest'anno infatti si presentano un buon numero di scadenze improcrastinabili:
- Dal 1° gennaio 2015, è entrato in vigore il cosiddetto "split payment", che obbliga le amministrazioni pubbliche a trattenere il pagamento dell'IVA ai fornitori per versarla direttamente all'erario. E questo comporta l'adeguamento dei sistemi contabili e la revisione dei modelli organizzativi;
- Entro il 16 febbraio 2015: tutte le pubbliche amministrazioni “dovranno approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese” (in base al D. L. n. 90/2014, convertito con modificazioni dalla legge 114/2014, il cosiddetto Decreto Pubblica Amministrazione). Le procedure dovranno permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta.Dal momento che il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione, le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la ricezione, gestione e conservazione di documenti e fascicoli informatici.
- A partire dal 31 marzo 2015, tutte le pubbliche amministrazioni (anche quelle regionali e locali) dovranno accettare (e quindi gestire e conservare) esclusivamente fatture elettroniche, vale a dire documenti informatici. La rivoluzione della FatturaPA, iniziata il 6 giugno dello scorso anno per le pubbliche amministrazioni centrali, arriva quindi a compimento, con effetti rilevanti in termini di dematerializzazione dei documenti e degli archivi.
- Entro il 12 ottobre 2015, infine, tutte le amministrazioni dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3 dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti – ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il manuale della gestione documentale.
È questo il contesto in cui entra in vigore il Decreto del 13 novembre 2014
sul documento informatico: un anno di adempimenti stringenti che – se disattesi
– non solo potranno esporre gli Enti a sanzioni e responsabilità, ma potranno determinare addirittura l’illegittimità dell’azione amministrativa.
Ecco perché le amministrazioni, nel corso dei prossimi mesi, sono
chiamate a pianificare tutte le azioni necessarie a:
- verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici utilizzati ed, eventualmente, porre in essere le procedure per l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario all’adempimento alle norme di legge;
- apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e predisporre i documenti e manuali previsti dalla normativa vigente, provvedendo alla loro pubblicazione sul sito proprio istituzionale;
- provvedere alla necessaria formazione di tutto il personale e all'informazione/ comunicazione per l’utenza;
- potenziare/ adeguare il sistema di conservazione dei documenti informatici.
Un percorso complesso, aggravato – in molti casi – dalla colpa con cui
molti uffici pubblici hanno rimandato fino all’ultimo momento disponibile il
giorno in cui confrontarsi con l’attuazione delle norme in materia di
digitalizzazione.
Ma il tempo appare ormai scaduto, la carta nella PA questa volta sembra
avere davvero i mesi contati. E scriviamo "sembra" perché siamo disillusi: c'è così tanto da fare in così poco tempo che le amministrazioni pubbliche, soprattutto quelle più piccole e, non crediamo possano farcela da sole. Proprio per questo le società d'informatica e di consulenza organizzativa sono all'opera per fornire un'adeguato ventaglio di soluzioni e servizi di supporto, a condizioni economiche alla portata di tutte le tasche grazie alla proposizione di soluzioni in "cloud".
Si vedano ad esempio, le soluzioni offerte da Arancia-ICT:
- per la fatturazione elettronica, FatturaNoProblem;
- per la conservazione digitale dei documenti: ConservazioneNoProblem.
30 gennaio 2015
