La conservazione digitale delle Fatture Elettroniche PA

Le nuove norme sulla Fatturazione Elettronica alla Pubblica Amministrazione, entrate in vigore lo scorso 6 giugno, hanno portato nuova attenzione al tema della Conservazione Sostitutiva o, più propriamente, alla Conservazione Digitale.

I due termini “Sostitutiva” e “Digitale” vengono spesso usati come sinonimi anche se la differenza è ormai palesemente sostanziale. Infatti, si definisce Conservazione Sostitutiva il processo che “dematerializza” un documento analogico (es. cartaceo) e lo conserva secondo la normativa vigente (raccoglitore, scaffale), mentre la Conservazione Digitale è il processo che conserva il documento nativamente digitale. Ad esempio, la Fattura Elettronica PA (il .xml.p7m) è un documento “nativamente” digitale. Mentre la normale fattura “.pdf” ottenuta dalla scansione del cartaceo o direttamente dal gestionale, è un documento analogico. Entrambi i tipi di fattura possono essere conservati digitalmente, mentre la fattura elettronica PA può essere conservata solo digitalmente:

la fattura elettronica PA non può essere conservata su supporto cartaceo!

Occorre adottare il processo di conservazione digitale a norma.

La conservazione digitale mira a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44), ed è normata dal DPCM 03/12/2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione. Inoltre, il recente DMEF del 17/06/2014 ha finalmente reso conveniente ed economica la conservazione digitale dei documenti fiscali.

Riguardo alle Fatture Elettroniche PA, fare la loro conservazione “in casa” è piuttosto oneroso. Occorre dotarsi di un software specifico, nominare un Responsabile della Conservazione e descrivere il processo nell’apposito Manuale. Quindi, conservare il cosiddetto “pacchetto di archiviazione” per 10 anni, assicurandosi della sua leggibilità nel tempo.

La conservazione può diventare semplice ed economica se ci si avvale di servizi forniti da società qualificate. Si veda, ad esempio, il servizio Fattura No Problem  erogato da Arancia-ICT.

Per tutti i dettagli in merito alla conservazione a norma si può consultare il sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).