18 mesi per passare dalla carta al digitale

Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale  n.8 del 12-1-2015 il DPCM 13 novembre 2014 sui documenti informatici, che obbliga le amministrazioni pubbliche al passaggio al digitale.

Il sottotitolo del decreto è esplicativo: "Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Per quanto incredibile possa sembrare, dopo circa 10 anni (il CAD è stato pubblicato il 7 MARZO 2005) il cerchio di chiude e il Codice dell'Amministrazione Digitale può considerarsi completo!

Ora, le amministrazioni pubbliche hanno davvero 18 mesi di tempo per adeguarsi.

Con questo decreto il Governo intende, finalmente, attuare la rivoluzione ipotizzata 10 anni fa. Si tratta proprio di "rivoluzione" considerato che tra la burocrazia e la carta c'è sempre stato un legame simbiotico e che quindi abbandonarla sarà un passo importate verso un'amministrazione efficiente e moderna.

Nel decreto sono contenute le regole tecniche da seguire affinché un documento informatico abbia valore legale a tutti gli effetti. Le regole sono valide anche per i privati, pur non essendo previsto per loro nessun obbligo di adozione.

Sarà la volta buona?

Crediamo di SI!

Il 2015 sembra davvero l’anno della svolta, e non solo per le regole tecniche ormai complete ma anche perché le tecnologie sono ormai mature, come la posta elettronica certificata, e notevolmente più diffuse (e utilizzate) sia dalle amministrazioni che dai loro utenti.

Infine, anche se l'espressione non ci piace, perchè "è l’Europa a imporcelo", anche in seguito all’approvazione del Regolamento 910/2014/UE (cosiddetto eIDAS - electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market) sull'identificazione elettronica e sui servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.

Con il nuovo DPCM si auspica un passaggio culturale, sociologico, economico e, quindi, giuridico da un documento cartaceo “pesante” e statico, a un documento digitale, privo di peso, dinamico, che si condivide e che diventa quindi facilmente “partecipativo”.

Ma le amministrazioni non potranno cullarsi nel nulla per 18 mesi! 

com'è accaduto finora!

Quest'anno infatti si presentano un buon numero di scadenze improcrastinabili:

• Dal 1° gennaio 2015, è entrato in vigore il cosiddetto "split payment", che obbliga le amministrazioni pubbliche a trattenere il pagamento dell'IVA ai fornitori per versarla direttamente all'erario. E questo comporta l'adeguamento dei sistemi contabili e la revisione dei modelli organizzativi;
  
  
• Entro il 16 febbraio 2015: tutte le pubbliche amministrazioni “dovranno approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese” (in base al D. L. n. 90/2014, convertito con modificazioni dalla legge 114/2014, il cosiddetto Decreto Pubblica Amministrazione). Le procedure dovranno permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. 
  Dal momento che il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione, le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la ricezione, gestione e conservazione di documenti e fascicoli informatici.
  
  
• A partire dal 31 marzo 2015, tutte le pubbliche amministrazioni (anche quelle regionali e locali) dovranno accettare (e quindi gestire e conservare) esclusivamente fatture elettroniche, vale a dire documenti informatici. La rivoluzione della FatturaPA, iniziata il 6 giugno dello scorso anno per le pubbliche amministrazioni centrali, arriva quindi a compimento, con effetti rilevanti in termini di dematerializzazione dei documenti e degli archivi.
• Entro il 12 ottobre 2015, infine, tutte le amministrazioni dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3 dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti – ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il manuale della gestione documentale.

È questo il contesto in cui entra in vigore il Decreto del 13 novembre 2014 sul documento informatico: un anno di adempimenti stringenti che – se disattesi – non solo potranno esporre gli Enti a sanzioni e responsabilità, ma potranno determinare addirittura l’illegittimità dell’azione amministrativa.

Ecco perché le amministrazioni, nel corso dei prossimi mesi, sono chiamate a pianificare tutte le azioni necessarie a:

• verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici utilizzati ed, eventualmente, porre in essere le procedure per l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario all’adempimento alle norme di legge;
• apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e predisporre i documenti e manuali previsti dalla normativa vigente, provvedendo alla loro pubblicazione sul sito proprio istituzionale;
• provvedere alla necessaria formazione di tutto il personale e all'informazione/ comunicazione per l’utenza;
• potenziare/ adeguare il sistema di conservazione dei documenti informatici.

Un percorso complesso, aggravato – in molti casi – dalla colpa con cui molti uffici pubblici hanno rimandato fino all’ultimo momento disponibile il giorno in cui confrontarsi con l’attuazione delle norme in materia di digitalizzazione.

Ma il tempo appare ormai scaduto, la carta nella PA questa volta sembra avere davvero i mesi contati. E scriviamo "sembra" perché siamo disillusi: c'è così tanto da fare in così poco tempo che le amministrazioni pubbliche, soprattutto quelle più piccole e, non crediamo possano farcela da sole. Proprio per questo le società d'informatica e di consulenza organizzativa sono all'opera per fornire un'adeguato ventaglio di soluzioni e servizi di supporto, a condizioni economiche alla portata di tutte le tasche grazie alla proposizione di soluzioni in "cloud".

Si vedano ad esempio, le soluzioni offerte da Arancia-ICT:

• per la fatturazione elettronica, FatturaNoProblem;
• per la conservazione digitale dei documenti: ConservazioneNoProblem.

30 gennaio 2015

Lo split payment

Dal 1 Gennaio la PA  paga solo l'imponibile

La Legge n. 190 del 23 dicembre 2014 (Legge di stabilità 2015), con l’art. 1, comma 629, lettera b, ha modificato il D.P.R. 633/1972 (art. 17-ter) introducendo il cosiddetto "split payment".

Lo split payment, o scissione dei pagamenti, prevede che per le prestazioni fatturate agli Enti Pubblici dal 1° gennaio 2015 l’IVA non venga più versata ai fornitori, ma direttamente all’Erario.

Secondo la disciplina dello split payment quindi, l'importo del pagamento al fornitore da parte della PA corrisponderà al solo imponibile.

Nelle fatture elettroniche alla PA è pertanto opportuno indicare in causale una dicitura di specificazione, ad esempio “Art. 17-ter DPR 633/72 – IVA da versare a cura del cessionario / committente”.

La disciplina si applica ai tutti i fornitori che emettono fatture alla PA, fanno eccezione le operazioni con ritenuta d’acconto o  soggette a reverse charge.

FATTURA NO PROBLEM

è il servizio che Arancia-ICT mette a disposizione dei professionisti, avvocati, commercianti, rivenditori o software house.

L'impronta dell’archivio di conservazione è stata eliminata?

Il DMEF del 17 giugno 2014 ha sostituito la trasmissione dell’impronta dell’archivio di conservazione con una comunicazione da espletare in dichiarazione redditi. 

L’invio dell'impronta è stata quindi eliminato?

La risposta è SI, MA ...
Come mai sul sito dell'Agenzia delle Entrate non è riportato alcun riferimento al DMEF 17 giugno 2014? E, anzi, continua ad essere attivo il canale di trasmissione dell'impronta?
Come mai nella dichiarazione dei redditi non vi è traccia di tale comunicazione?

Le cose stanno così:

•  l’art. 5 comma 1 del DMEF 17 giugno 2014 prevede che la seguente prassi: “Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento”;
  
• l’art.7  specifica che il DMEF entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione (cioè il 27 giugno 2014 dato che è stato pubblicato in GU n.146 del 26 giugno 2014), e cosa più importante che “Le disposizioni di cui al decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del presente decreto”.

Con il termine “già conservati” si intende che il processo di “conservazione sostitutiva” è stato ultimato tramite l’apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale all’evidenza informatica dell'archivio (impronta).

In sostanza quindi, per i documenti rilevanti ai fini tributari “già conservati” alla data del 26 giugno 2014 continua ad applicarsi il DMEF 23 gennaio 2004, quindi si dovrà necessariamente trasmettere l’impronta dell’archivio entro i termini stabiliti dalla normativa di riferimento, ovvero entro gennaio 2015. Mentre per i documenti che vengono conservati dopo il 26 giugno l’impronta non va trasmessa ma soltanto conservata unitamente ai documenti.

Esempio: se la PIPPO SRL ha conservato libri e registri del periodo di imposta 2013 con firma digitale e marca temporale a chiusura del processo di conservazione in data 15 giugno 2014 (cioè con largo anticipo rispetto al termine ultimo è il 31 dicembre 2014, e prima del DMEF 17/6/2014), l’impronta dell’archivio dovrà essere trasmessa all'Agenzia delle Entrate entro e non oltre gennaio 2015, diversamente, se libri e registri del periodo di imposta 2013 sono stati conservati apponendo firma digitale e marca temporale in data 10 luglio 2014, non si dovrà trasmettere alcuna impronta all’Agenzia delle Entrate dato che la conservazione è terminata in un periodo successivo al 26 giugno 2014.

Riamangono da trovare le risposte alle seguenti domande: 

• Come mai sul sito dell'Agenzia delle Entrate, in merito alla normativa  per l'impronta informatica non è riportato alcun riferimento al DMEF 17 giugno 2014?

• Come mai nella dichiarazione dei redditi 2014 non c'è traccia della modalità di comunicazione che si effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari?

 Lo chiederemo all'Agenzia delle Entrate ...
... alla prossima!

Come assolvere l'imposta di bollo sulle fatture elettroniche e libri contabili

Come assolvere l’imposta di bollo sulle fatture elettroniche e libri contabili

Il d.m. 17 giugno2014 (pubblicato sulla G.U. n. 146 del 26 giugno2014) ha modificato, tra l’altro, le regole sull’assolvimento dell’imposta di bollo su fatture, libri, registri e altri documenti rilevanti ai fini tributari.

Di particolare interesse, viste le recenti novità sul tema, l’assolvimento dell’eventuale bollo sulle fatture elettroniche.

Le fatture elettroniche sono, a tutti gli effetti, fatture, e, quindi, si rendono ad esse applicabili tutte le norme specifiche in materia di IVA e di imposta di bollo.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, ricordiamo che il bollo da 2 euro va inserito in fattura se gli importi non soggetti a Iva sono superiori a 77,47 euro, in caso di:

• operazioni esenti ex art. 10, escluse ex art. 15 e fuori campo Iva per assenza del presupposto soggettivo, oggettivo o territoriale,
• oppure in caso di fatture emesse da soggetti “minimi” (ex art. 100 l. 244/2007 e d.l. 98/2011) e in alcuni casi di operazioni ex art. 8 c), 8 bis e 9 d.p.r. 633/1972.

Si noti che trasformare la fattura elettronica in fattura cartacea mediante la stampa e apporre la marca da bollo sulla versione cartacea è del tutto sbagliato: la marca da bollo così apposta non soddisfa, infatti, l’adempimento.

Dal 27 giugno 2014, con l’entrata in vigore del dm citato, è necessario assolvere l’imposta di bollo in modo virtuale mediante modello F24 che dovrà essere versato a consuntivo entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (quindi entro il 30 aprile, 29 aprile negli anni bisestili). La nuova norma è intervenuta sulle scadenze eliminando i versamenti in acconto e a saldo, e modificando il mezzo di pagamento: da modello F23 a modello F24. In questo modo l’imposta è assolta in modo puntuale e non previsionale.

Va ricordato, inoltre, che con le nuove regole, non sarà più necessaria la comunicazione preventiva mediante lettera raccomandata all’Agenzia delle Entrate.

Per quanto riguarda la fattura elettronica PA, è importante segnalare che nel documento elettronico occorre riportare gli estremi della norma di riferimento. In attesa che venga aggiornato il tracciato della Fattura PA, nel campo “NumeroBollo” sarà necessario inserire la stringa “DM-17-GIU-2014”.

Suggerimenti per la compilazione della Fattura Elettronica verso la PA

Come compilare correttamente la fattura elettronica alla PA?

Ecco alcuni suggerimenti.

Codice Destinatario: corrisponde al codice univoco ufficio (6 numeri e/o lettere maiuscole) che ogni Amministrazione ha comunicato ai propri fornitori e  disponibile sull'indice  (www.indicepa.gov.it).

Nel form di Fattura No Problem inserendo questo codice è possibile compilare automaticamente tutti i dati associati.

Numero: è bene predisporre due distinti registri sezionali con numerazioni differenti, se si intende procedere ad una conservazione mista cioè digitale per le fatture elettroniche e tradizionale per le fatture cartacee.

Campi Opzionali

Alcune informazioni non rientrano fra i campi obbligatori del Tracciato Fattura PA ma  sono obbligatorie per altre norme o disposizioni:

Numero Bollo: inserendo la stringa “DM-17-GIU-2014" può essere rappresentata in fattura l’assoluzione dell’imposta di bollo ai sensi dell’articolo 6 del DM 17 giugno 2014. Generalmente è necessario il pagamento dell'imposta di bollo quando gli importi non sono soggetti a Iva  e superano 77,47 euro.

Dati relativi all'Ordine, al contratto o alla Convenzione:

• Codice : il numero dell'ordine e/o il protocollo del documento
• CIG: codice identificativo di gara
• CUP: codice unico di progetto, in caso di fatture relative a opere pubbliche.

La conservazione digitale delle Fatture Elettroniche PA

Le nuove norme sulla Fatturazione Elettronica alla Pubblica Amministrazione, entrate in vigore lo scorso 6 giugno, hanno portato nuova attenzione al tema della Conservazione Sostitutiva o, più propriamente, alla Conservazione Digitale.

I due termini “Sostitutiva” e “Digitale” vengono spesso usati come sinonimi anche se la differenza è ormai palesemente sostanziale. Infatti, si definisce Conservazione Sostitutiva il processo che “dematerializza” un documento analogico (es. cartaceo) e lo conserva secondo la normativa vigente (raccoglitore, scaffale), mentre la Conservazione Digitale è il processo che conserva il documento nativamente digitale. Ad esempio, la Fattura Elettronica PA (il .xml.p7m) è un documento “nativamente” digitale. Mentre la normale fattura “.pdf” ottenuta dalla scansione del cartaceo o direttamente dal gestionale, è un documento analogico. Entrambi i tipi di fattura possono essere conservati digitalmente, mentre la fattura elettronica PA può essere conservata solo digitalmente:

la fattura elettronica PA non può essere conservata su supporto cartaceo!

Occorre adottare il processo di conservazione digitale a norma.

La conservazione digitale mira a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44), ed è normata dal DPCM 03/12/2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione. Inoltre, il recente DMEF del 17/06/2014 ha finalmente reso conveniente ed economica la conservazione digitale dei documenti fiscali.

Riguardo alle Fatture Elettroniche PA, fare la loro conservazione “in casa” è piuttosto oneroso. Occorre dotarsi di un software specifico, nominare un Responsabile della Conservazione e descrivere il processo nell’apposito Manuale. Quindi, conservare il cosiddetto “pacchetto di archiviazione” per 10 anni, assicurandosi della sua leggibilità nel tempo.

La conservazione può diventare semplice ed economica se ci si avvale di servizi forniti da società qualificate. Si veda, ad esempio, il servizio Fattura No Problem  erogato da Arancia-ICT.

Per tutti i dettagli in merito alla conservazione a norma si può consultare il sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Le nuove norme sulla fatturazione elettronica

Il Decreto Ministeriale 55 del 03/04/2013, ha fissato la decorrenza degli obblighi di utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici con la Pubblica Amministrazione ai sensi della Legge 244/2007, art. 1 commi da 209 a 214.

I fornitori delle pubbliche amministrazioni si trovano quindi a dover gestire il ciclo di fatturazione esclusivamente in formato elettronico, nelle fasi di emissione, trasmissione e conservazione del documento.

Questa novità normativa porterà alla pubblica amministrazione una serie di vantaggi:

• maggiori risparmi economici
• più trasparenza verso i fornitori e verso la loro posizione fiscale
• monitoraggio della spesa pubblica

I risparmi sono complessivamente stimati in svariati miliardi di euro.

Anche i fornitori della PA conseguiranno importanti vantaggi: abbattimento dei consumi di carta, inchiostri, stampanti, costi di spedizione e semplificazione nella gestione degli aspetti amministrativi.

La PA italiana si sta quindi apprestando a mettersi al passo seguendo le indicazioni dell’Unione Europea come già in altri paesi come la Danimarca, Norvegia e Svezia è già prassi l'uso della fatturazione elettronica.

FATTURA NO PROBLEM

è il servizio che Arancia-ICT mette a disposizione dei professionisti, avvocati, commercianti, rivenditori o software house.